СПРАВКА о деятельности канцелярского отдела Ташкентского института инженеров железнодорожного транспорта
- Информация о канцелярии
Канцелярия Ташкентского института инженеров железнодорожного транспорта действует на основании устава канцелярии института, утвержденного 28 августа 2014 года. В отделе канцелярии института работают заведующий канцелярией, курьер и делопроизводитель.
В составе канцелярии также действует архив института, за которым отвечает заведующий архивом. В архиве хранятся личные документы и дела профессоров и студентов, исполнительные документы института, выданные высшими организациями.
- Информация о сотрудниках, осуществляющих свою деятельность в отделе(штатная единица, специальность)
Информация о сотрудниках отдела
Так, как в канцелярии института есть 3 штатных единиц, работают 3 персонала (3 основных сотрудника)
| № | ФИО
|
должность | штатная единица | Уровень образования | Специальность |
| 1 | Муратова Саида Якубовна
|
Заведующая отделом | 1,0 | Высший | Технолог |
| 2 | Низамова Махлиё Сувановна | Делопроизводительница | 1,0 | Средне-специальное | Педагог |
| 3 | Таджиева Нозима Рахматилла қизи | Курьер | 1,0 | Средне-специальное | Экономист |
- Информация об уровне знания ИКТ работникамиканцелярии
Сотрудники канцелярии постоянно работают над информационно-коммуникационными технологиями,но нет повышения квалификации по ИКТ. Они умеют размещать все документы,полученные из корпоративной сети МВССО в JFC — JOB FLOW CONTROL. В 2016 году заведующий отделом С.Муратова приняла участие в курсах «Исполнительная дисциплина и процессуальные навыки»,которые регулярно организуются в Системе кинодокументы Республики Узбекистан.Сертификат № 00128.Этот сертификат действителен до 2021 года.
4.Ведение учетных книг входящих и исходящих документов
Канцелярия работает на основе части отдела номенклатуры Ташкентского института инженеров железнодорожного транспорта.Для входящих и исходящих документов отдела есть книги и сборочные материалы по номенклатуре.Все книги были изданы в издательстве.Оцифровано и проштамповано. Например:
01-7-3 Книга регистрации и распространения модемов МВССО
01-7-4 Регистрационная книга приказов,заданий,писем,полученных от АО «Ўзбекистон темир йуллари»
01-7-1 Регистрационная книгапостановлений,указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан
01-7-2 Регистрационная книга Кабинета Министров Республики Узбекистан
01-7-5 Записи документов от различных организаций
01-7-р / р Реестр исходящей почты
- Информация о программном обеспечении, используемых в канцелярии
Для получения исходящих документов в канцелярии, были запущены: корпоративная сеть Министерства образования (infox.edu.uz), Корпоративная сеть Инспекции по контролю качества образования при Кабинете Министров Республики Узбекистан (infox.tdi.edu.uz), для получения исходящихдокументов от организаций — программы Е – документ, а также программа GERMES. Программа JFC — JOB FLOW CONTROL используется для электронного контроля документов, ведомые в Институте.
- Использование автоматизированной инвентаризации контроля документов в Ташкентском институте инженеров железнодорожного транспорта.
Ташкентский институт инженеров железнодорожного транспорта работает над автоматизированной инвентаризацией документов с 2017 года. Все исходящие документы в институт от Министерства высшего и среднего специального образования, высших организаций, которые должны контролироваться,будут регистрироваться и контролироваться в системе JFC — JOB FLOW CONTROL.